.RÉSUMÉ 

"Les Ateliers Créa" est une initiative complémentaire au travail de refonte du logiciel de Business Intelligence. Elle a été mise en place lors de la phase d'idéation du projet.


.MISE EN PLACE DES ATELIERS 

À ce stade du travail établi sur le projet de refonte (Voir phases de découverte et de définition du projet), il était plus que nécessaire de solliciter les parties prenantes et travailler en équipe.

Je voyais deux sujets se dessiner. L’un concernait la structure et l’organisation des tâches au sein du logiciel, le second amenait une réflexion sur l'autonomie des utilisateurs :

  • les cheminements de créations de connexions, de sources de données, de tableaux de bords ainsi que la gestion et organisation des documents.
  • Comment pallier au manque d’autonomie d’un utilisateur à travers son processus de création de tableaux de bords ?

Cette procédure aura alors nécessité beaucoup de travail et de minutie dans l’approche et l’organisation. Aussi bien pour définir les différents axes de travail, les problématiques à soulever ainsi que les différents personas et cas d’usages pour les illustrer. Que pour déterminer l’approche, le cadre et les équipes.

J’ai commencé à proposer de travailler en minorité pour concevoir ces différents axes et "user stories" en complément des personas. Chaque problématique et axes déterminés auront donné lieu à des réflexions, échanges et débats pour des ateliers de co-design (Prioriser les différents cas d’usages et problèmes rencontrés par les utilisateurs et arriver à des idées et un concept pensé et illustré par tous).

En effet, proposer des ateliers ludiques et créatifs aura permis de développer de la créativité au sein de l’équipe.

 


.USER STORIES, AXES ET PROBLÉMATIQUES

Les différentes réunions de préparation ont alors permis d’aboutir à la construction d’un plan d’attaque, avec 3 personas représentatives de 3 cas d’usages:

  • Minimiser les étapes de création d’un tableau de bord pour un utilisateur partant de zéro.
  • Favoriser et simplifier les allers retours entre un tableau de bord et sa source de données.
  • Permettre à un utilisateur de ré employer des éléments déjà conçus tout en favorisant l’organisation et l’efficacité de son travail.

Autour d’une problématique commune:

«Comment repenser le cheminement de la donnée avant l’édition de tableaux de bords ?»


.DÉROULEMENT DES ATELIERS

Un document a alors été transmis à tous les collaborateurs pour les sensibiliser à ces problématiques avant le lancement des ateliers.

3 équipes ( de 3 à 4 personnes ) ont alors été conçues et devaient suivre un parcours précis. En tant que dirigeant des ateliers je me chargeais de leur présenter les différentes slides explicitant la démarche en cours, les différentes étapes qu’ils allaient rencontrer et je me permettais par la même occasion de faire des allers retours entre chaque groupe pour les guider et les aider en cas de besoin.

Chaque équipe, limitée par le temps entre chaque phase, s’est pris au jeu. Ils devaient suivre une phase de problématisation, d’idéation, de schématisation des idées, de dessins et conception de wireframes rapides, puis de présentation de leurs résultats devant l’ensemble des participants.

Le résultat aura alors été un mélange entre des phases de Brainstorming, de Mind-mapping, de Six to one, de dessins d’interfaces, et de
présentation. Et ce par équipe de profils mixtes (il était primordial de mélanger les collaborateurs pour confronter différents points de vues et compétences) et en temps limité pour chacune des phases (afin d’aller directement à l’essentiel et en tirer des idées instinctives).

 


.RETOURS DES ATELIERS

Les résultats ont finalement été beaucoup plus riches et variés qu’espéré.

La présentation des 3 concepts ( sous forme de scénarios ) à la fin de cet atelier aura permis de relever une pluralité d’idées. Certaines convergeaient, d’autres s’opposaient. C’est ce qui fait la richesse de cet exercice. Il a finalement ouvert à l’échange et au débat. De toutes ces idées, une seule devait naître et la décision a été difficile à prendre.

 

 

 

Une phase de restitution et de prise de décision a alors été nécessaire pour venir piocher les idées de ces 3 concepts pour n’en définir qu’un seul à la fin.

 

 

À ce stade du projet, tout le monde comprenait mes intentions et l’intérêt de telles phases d’idéations et créations participatives en entreprise. Ces ateliers auront finalement boosté le déroulement du projet et permis de lancer les maquettes d'interfaces.


Ateliers animés par Anthony Saurue au sein de la start-up Weenove à Bordeaux.
Rédigé par Anthony Saurue
2017-2018